LGPD, IA y grabación de consultas: lista de verificación para evaluar el flujo

Evite finalidades genéricas como «mejorar la experiencia». Un flujo más claro sería: capturar la conversación para generar un borrador de documento clínico que revisará el médico responsable. Esta frase ayuda a decidir qué datos son necesarios, quién puede acceder a ellos y cuándo deben eliminarse.

Si la misma grabación se utiliza para otra finalidad, como formación interna, auditoría o desarrollo de modelos, esa actividad debe analizarse por separado. Reutilizar datos sensibles por conveniencia aumenta el riesgo y puede contrariar la expectativa creada en el paciente.

Según las orientaciones de la ANPD, el responsable del tratamiento es quien toma las principales decisiones sobre el tratamiento, mientras que el encargado actúa en nombre del responsable. La clasificación depende del contexto. La clínica, la plataforma y los subencargados de servicios en la nube pueden tener responsabilidades diferentes según la finalidad y el contrato.

Solicite una lista de los servicios que reciben audio, transcripciones o documentos clínicos, la finalidad de cada envío y el país donde tiene lugar el tratamiento. El contrato debe reflejar el flujo técnico real, incluidos la eliminación, el soporte, los incidentes y el fin de la relación.

El paciente debe saber que se utilizará la tecnología, cuál es su finalidad y cómo ejercer sus derechos. La forma de comunicarlo debe ser compatible con el contexto asistencial. Una breve explicación antes de la captura puede combinarse con un aviso de privacidad más completo.

La determinación de la base legal aplicable exige analizar el caso concreto. No dé por sentado que marcar una casilla resuelve todo el tratamiento de datos de salud. La clínica debe validar esta decisión con su delegado de protección de datos o con sus asesores jurídicos, teniendo en cuenta la LGPD, el deber de confidencialidad y las normas profesionales.

Recopile únicamente lo necesario para generar el documento esperado. Defina si debe conservarse el audio después de la transcripción, durante cuánto tiempo estarán disponibles los borradores y qué sucede con los registros cancelados. Los plazos indefinidos dificultan la eliminación, la auditoría y la respuesta al titular.

La política debe distinguir entre el audio, la transcripción, el documento aprobado, los registros de acceso y las copias de seguridad. Cada elemento puede tener su propia finalidad y ciclo de vida. La eliminación visible en la interfaz también debe corresponderse con el proceso técnico y contractual.

Pruebe la autenticación, los perfiles de acceso, el cierre de sesiones, las invitaciones al equipo y la separación entre clínicas. Confirme que el personal de recepción pueda trabajar sin ver contenido clínico que no sea necesario para su función. Registre quién accede a los documentos, los modifica, los exporta y los comparte.

La ANPD destaca los controles de acceso, la seguridad de los datos almacenados, la gestión de vulnerabilidades y la seguridad de las comunicaciones como medidas pertinentes. Cuando se trate de datos clínicos, la prueba piloto debe utilizar escenarios ficticios hasta que los controles, los contratos y las responsabilidades estén claros.

El médico debe revisar el borrador antes de que se comparta de cualquier forma. También debe existir una vía para corregir el documento, revocar un enlace y registrar un fallo. Paralelamente, la clínica debe saber a quién avisar si se produce un acceso indebido, una pérdida, una indisponibilidad o un envío al paciente equivocado.

Antes de contratar, simule la finalización: cómo exportar documentos, eliminar usuarios, solicitar la eliminación y obtener una confirmación. La portabilidad operativa reduce la dependencia y revela deficiencias que normalmente solo aparecen cuando la relación ya ha terminado.